Hoe voeg je iemand toe als beheerder in de Google Tools?

TL;DR

• Deel nooit je eigen inloggegevens met een bureau of collega. Geef in plaats daarvan toegang aan hun eigen e-mailadres.
• Elke Google-tool heeft zijn eigen menu voor rechten: Analytics, Search Console, Google Ads, je Bedrijfsprofiel en Cloud Platform werken elk anders.
• Geef altijd de laagste rol die het werk mogelijk maakt. Voor een extern bureau is Editor in Analytics meestal genoeg: alle instellingen beheren, geen gebruikers kunnen toevoegen.
• Blijf zelf altijd eigenaar. Dat is het verschil tussen iemand toegang geven en de sleutel van je bedrijfsdata weggeven.
• De persoon die je toevoegt heeft een Google-account nodig. Dat mag ook een zakelijk e-mailadres zijn, geen gmail-adres nodig.
• Iemand verwijderen gaat via hetzelfde menu. Loop je rechten een paar keer per jaar door en haal oud-medewerkers en oude bureaus eruit.
• Hieronder staat per tool het exacte klikpad, zodat je het in een kwartier geregeld hebt.

Het is een bekende situatie. Je wilt je online marketing uitbesteden, of een nieuwe medewerker moet met je data aan de slag. Dan moet je iemand toegang geven tot je Google-tools. Google heeft veel verschillende platformen, en elk platform heeft zijn eigen menu voor rechten. Dat maakt het onnodig verwarrend.

Wat we vaak zien: klanten die hun eigen inloggegevens doorsturen. Doe dat niet. Je geeft dan niet alleen toegang tot die ene tool, maar tot je hele Google-account, inclusief je mail. En je kunt die toegang niet gericht intrekken zonder je wachtwoord te wijzigen. Het is veiliger en makkelijker om per tool specifieke toegang te verlenen aan het e-mailadres van de ander. Zo houd jij de controle.

Hieronder lopen we de vijf tools langs die je als ondernemer het vaakst nodig hebt.

Hoe voeg je een gebruiker toe in Google Analytics?

Log in en ga naar Beheer (het tandwiel linksonder). Kies Toegangsbeheer voor account als je iemand toegang tot alles wilt geven, of Toegangsbeheer voor property voor één specifieke website. Klik op het blauwe plusje, kies Gebruikers toevoegen, vul het e-mailadres in en selecteer de rol.

Analytics kent zes rollen, en het onderscheid is belangrijker dan de meeste mensen denken:

• Beheerder. Volledige controle, inclusief gebruikers toevoegen en verwijderen. Houd deze rol bij jezelf.
• Editor. Beheert alle instellingen op propertyniveau, maar kan geen gebruikers toevoegen. Dit is meestal de juiste rol voor een extern bureau.
• Marketeer. Kan doelgroepen, events en key events aanmaken en aanpassen, en conversies naar Google Ads importeren.
• Analist. Kan verkenningen maken en delen.
• Kijker. Kan instellingen en data zien en verkenningen maken, maar niets aanpassen.
• Geen. Geen rol op dit onderdeel.

Kies dus niet standaard “Beheerder” omdat dat het makkelijkst klinkt. Een bureau dat je meting inricht heeft Editor nodig; een collega die alleen rapportages bekijkt heeft Kijker nodig. Vink het vakje aan om de gebruiker een e-mail te sturen, en klik op Toevoegen.

Analytics is het hart van je websitedata. Wanneer wij een website laten maken voor een klant, koppelen we deze tool altijd direct en configureren we de belangrijkste gebeurtenissen.

Hoe voeg je een gebruiker toe in Google Search Console?

Ga naar Instellingen in het linkermenu en kies Gebruikers en rechten. Klik op Gebruiker toevoegen, vul het e-mailadres in en kies tussen Volledig en Beperkt. Wil je iemand eigenaar maken, dan gaat dat niet via dit menu: een geverifieerde eigenaar voeg je toe via Eigenaar delegeren.

Wat de rollen kunnen:

• Eigenaar. Volledige controle, inclusief gebruikers beheren en de property verwijderen.
• Volledige gebruiker. Ziet alle data en kan de meeste acties uitvoeren, zoals een URL laten indexeren of een sitemap indienen. Voor een externe SEO-partij is dit doorgaans voldoende.
• Beperkte gebruiker. Kan de meeste data bekijken maar geen acties uitvoeren.

Search Console is onmisbaar voor je vindbaarheid. Je ziet hier op welke zoekwoorden je verschijnt, hoe vaak er geklikt wordt en of Google problemen heeft met het indexeren van je pagina’s. Dat is een vast onderdeel van ons werk aan zoekmachine optimalisatie, en de volledige uitleg van de tool staat in onze blog over Google Search Console.

Hoe voeg je een gebruiker toe in Google Ads?

Ga in je Google Ads-account naar Tools en instellingen, en klik onder Instellen op Toegang en beveiliging. Je ziet dan alle huidige gebruikers. Klik op de blauwe plusknop, vul het e-mailadres in van de persoon of het bureau en kies het toegangsniveau.

De niveaus die je kunt kiezen:

• Beheerder. Volledige toegang, inclusief gebruikers en facturering.
• Standaard. Kan campagnes aanmaken en aanpassen, budgetten wijzigen en rapporten bekijken. Dit is het niveau dat een bureau nodig heeft om zijn werk te doen.
• Alleen lezen. Kan alles bekijken, niets wijzigen.
• Alleen e-mail. Ontvangt rapportages, heeft geen toegang tot het account.
• Facturering. Alleen toegang tot facturen en betaalinstellingen.

Eén ding is hier extra belangrijk: zorg dat het account op jouw naam staat en gekoppeld blijft aan jouw e-mailadres. Laat een bureau nooit het account aanmaken op hun eigen naam, want dan is je advertentiehistorie en je conversiedata bij een overstap niet zomaar van jou. Dat is een veelgemaakte fout die pas pijn doet op het moment dat je wil wisselen.

Meer over het platform zelf staat in onze blog over Google Ads, en ons werk bekijk je bij onze projecten.

Hoe voeg je een beheerder toe aan je Google Bedrijfsprofiel?

Zoek in Google op je eigen bedrijfsnaam terwijl je bent ingelogd met het account dat het profiel beheert. Klik in het beheerpaneel op de drie puntjes en kies Instellingen voor Bedrijfsprofiel. Ga naar Mensen en toegang en klik op Toevoegen om een e-mailadres in te voeren.

Je kunt kiezen tussen twee rollen:

• Eigenaar. Volledige controle. Kan andere gebruikers beheren en het profiel verwijderen.
• Beheerder. Kan het profiel bijwerken: foto’s toevoegen, openingstijden aanpassen, op reviews reageren en berichten plaatsen. Kan het profiel niet verwijderen en geen eigenaren beheren.

Voor externe partijen is Beheerder de juiste keuze. Zo kan een bureau alles doen wat nodig is zonder dat je profiel kan verdwijnen.

Je Bedrijfsprofiel is de basis van je lokale vindbaarheid: het bepaalt grotendeels of je in het kaartblok verschijnt. Google noemt daarvoor drie factoren: relevantie, afstand en bekendheid. Een compleet en actueel profiel werkt op de eerste twee daarvan direct door. Meer daarover in onze blog over local SEO.

Hoe geef je toegang in Google Cloud Platform?

Ga naar de Google Cloud Console en selecteer het juiste project in de balk bovenaan. Ga in het linkermenu naar IAM en beheer en klik op IAM. Klik bovenaan op Toegang verlenen, vul het Google-account in en wijs een rol toe.

GCP werkt anders dan de andere tools: er zijn honderden zeer specifieke rollen in plaats van een handvol. Dat is even zoekwerk, maar het is ook de bedoeling. Het principe heet least privilege: geef iemand alleen toegang tot het onderdeel waar hij aan werkt. Een ontwikkelaar die alleen servers beheert heeft geen toegang tot je facturering of je opslagbuckets nodig.

Neem hier echt even de tijd voor. Een te ruime rol in GCP heeft grotere gevolgen dan in de andere tools, omdat je hier met infrastructuur werkt en niet met rapportages.

Wat is het verschil tussen een eigenaar en een beheerder?

Het verschil zit in de controle over het account zelf. Een eigenaar kan het account of profiel verwijderen en kan andere gebruikers toevoegen en verwijderen, inclusief andere eigenaren. Een beheerder kan het werk doen (instellingen wijzigen, campagnes aanmaken, reviews beantwoorden) maar kan het account niet opheffen en meestal geen gebruikers beheren.

De praktische regel: de eigenaarsrol houd je bij jezelf of bij je zakenpartner. Iedereen die voor je werkt krijgt een beheerders- of editorrol. Zo kan er niemand per ongeluk of met opzet iets weggooien waar je niet meer bij kunt.

Dat klinkt streng, maar het is niet wantrouwen. Het is gewoon nette scheiding van rollen, en het voorkomt de vervelendste situatie die er is: een account dat je niet meer in kunt omdat de enige eigenaar niet meer bij je bedrijf werkt of niet meer bereikbaar is.

Zo houd je je toegangsbeheer op orde

Rechten uitdelen is één keer werk. Rechten opruimen vergeet bijna iedereen. Zet daarom een terugkerend moment in je agenda, bijvoorbeeld twee keer per jaar, en loop dan deze vijf punten door:

• Wie heeft er nu toegang? Open per tool het rechtenoverzicht en lees de lijst. Er staan vaak namen bij die je niet meer verwacht.
• Staan er oud-medewerkers of oude bureaus tussen? Verwijderen. Ze krijgen daar geen melding van, dus je hoeft er geen gesprek over te voeren.
• Zijn de rollen nog passend? Iemand die je drie jaar geleden beheerder maakte voor één klus, hoeft dat nu misschien niet meer te zijn.
• Ben jij nog eigenaar van alles? Van je Analytics-account, je Ads-account, je Search Console-property, je Bedrijfsprofiel en je domeinnaam.
• Staat er tweestapsverificatie aan op je eigen account? Dat is de eenvoudigste beveiligingsmaatregel die er is en hij kost je twee minuten.

Wil je dat wij je meting en je advertenties inrichten? Dan vragen we alleen de rechten die we nodig hebben, en jij blijft eigenaar. Neem contact op en we leggen precies uit wat we nodig hebben en waarom. Vooraf duidelijk, zoals altijd.